Lykilstarfsmaður sér um að halda utanum ferlið  og setur samstarfsfólk sitt inn í hugmyndafræði verkefnisins með þessar leiðbeiningar að leiðarljósi.  Starfsmannahópurinn finnur tímasetningu sem hentar og ákveður hverjir eiga að taka þátt.

Tímarammi

Algengast er að  verkefnið standi yfir í eina til tvær vikur. Hugmyndin býður hinsvegar upp á að verkefnið sé unnið yfir lengra tímabil ef áhugi er fyrir því að  þróa það áfram út frá forsendum barna, nemenda og starfsmanna.

Kynningarbréf og tenging við foreldra

Þegar verkefnið hefur verið kynnt fyrir þátttakendum er sent bréf á íslensku og ensku til foreldra eða kynningarbréf til þátttakendur ef um er að ræða eldri hópa, sem kennarar aðlaga hópnum, tíma – og staðsetningu. Samtalið og undirbúningur á heimilinu hefur mikil áhrif á hvernig ferlið verður fyrir hvern og einn. Bréfið hefur reynst gott tæki til að virkja foreldra og er til á íslensku og ensku. Það er tilvalið að láta þýða það á fleiri tungumál.

Samtalið í hópnum við undirbúning Menningarmótsins

Kennarar ákveða hversu langur tími gefst til að ræða og vinna með menningarhugtakið og miðlunarleiðir til notkunar á Menningarmótinu sjálfu. Samtalið um menningu hefst strax  í kjölfar kynningarinnar fyrir þátttakendum. Það er mikilvægt að umræðan verði opin fyrir hugmyndum  þátttakenda á   öllum þroskastigum og að þeir sjái sig og sitt framlag sem hluta af menningarlegri og (sam)félagslegri heild.

Nánari leiðbeiningar um samræður um menningarhugtakið má nálgast á síðum fyrir framkvæmd fyrir hvert aldursstig.